A Gestão Documental é uma solução que permite às empresas a gestão de toda a informação não estruturada (documentos) ou seja o arquivo, a organização e consulta de documentos em formato digital, contribuindo efectivamente para a melhoria do nível de serviço prestado, redução de custos e segurança. Mais do que isso, o arquivo passa a estar sempre presente num computador centralizado a que todos têm acesso, por níveis de autorização, em qualquer local dentro (Intranet) ou fora da empresa (Extranet). A Gestão Documental têm vindo a assumir um papel cada vez mais importante na produtividade das empresas.

A Gestão Documental implementa os seguintes conceitos:

• Digitalização dos documentos em formato papel.
• Indexação - Catalogação e categorização dos documentos electrónicos.
• Workflow - Definição das fases pelos os quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e reencaminhamento ou destruição.
• Busca - Implementação de um motor de busca capaz localizar imediatamente o documento, quando necessário e em qualquer parte.

• Administrativa e Financeira - expediente geral e documentos financeiros,
• Qualidade - normas, procedimentos, auditorias e fichas de não-conformidade,
• Produção - desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção,
• Jurídica - contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos,
• Serviços a Cliente - informações, apoio técnico e documentos de Cliente,
• Marketing - estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos,
• Desenvolvimento - memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento,
• Recursos Humanos - contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento.